駐在員が使う!電話会議をスムーズに進行する英語フレーズ6選

海外で働く駐在員であれ、日本で働く外資系企業の社員であれ、

海外ビジネスを行う上で絶対に欠かせない業務が電話会議です。

「英文メールや打ち合わせは何とかなるけど、電話会議はダンマリになってしまう、、、」という方も多いのではないでしょうか？

「英語なんて習うより慣れろ！とにかく発言しろ！」と無茶なことを言う人もいますが、私から言わせたらそういう精神論は非常にナンセンスです。

電話会議は相手の貴重時間も使うことになるので、自分の英語の練習に付き合わせるなんてビジネスマン失格です。

基本を知らないままでで電話会議を何回も行ったところで時間の無駄です。

もし、その電話会議に同席している他の人も進め方を理解していないようであれば、その海外ビジネスはかなり危険な状態だと思った方が良いと思います。

これまで複数の会社間で何百回と英語の電話会議を行ってきましたが、進め方はどこの企業もほぼ一緒です。ちょっとした英会話フレーズと会議のルールを事前に覚えるだけで、進行が一気にスムーズになります。

今回は、電話会議の定型の流れと各場面で実際に私が使う英語フレーズをご紹介していきます。実際に電話会議を行うイメージで読み進めてみてください。

会議の始まり：挨拶とアイスブレイク

Hello, how are you? How was your weekend? What’s going on?

（こんにちは。調子はどうですか？/週末はどうだった？）

まず電話がつながったら、挨拶と一緒に、調子はどう？に相当するフレーズを入れましょう。

日本人同士の電話会議でこういうことはあまり無いかもしれませんが、外国人との電話会議では儀式のようなものです。

この会話を通して、口を英語に慣らせる感じですね。

メンバーの確認

We are ready. We have XXX, YYY and ZZZ at Tokyo office.

（こちら側は揃いました。東京オフィスからはXXXとYYYとZZZさんが参加しています。）

顔の見えない会議ですから、お互いの側に誰がいるのかはしっかり確認しましょう。

このフレーズを話せば、相手側もWe have….で参加者を伝えてくれます。

相手側の主要メンバーが出席していなければ電話会議をやるだけ無駄になってしまう可能性もあるので。

アジェンダの確認

OK, let’s get started. As you know today’s agenda is…

（じゃあ始めましょう。確認ですが、今日のアジェンダは・・・）

あなたが会議の進行役の場合は、アジェンダの確認は絶対に入れることをおすすめします。

中には一日に会議を4つも5つもこなす人もいるはず。「これ何の会議だっけ？」となる人が出ないことを防ぐためです。

会議中の返答：複数持っておくと便利！

• OK.
• Ah ha.
• Great.
• That sounds good. / Sounds good.
• That’s awesome!  / Awesome!

英語での相手との議論のとき、相づちに困ることってありませんか？

対面の打ち合わせだったら、頷いたり表情でリアクションを取ることもできますが、電話会議だとそういう訳にもいきません。

Yes. ばかり言っていたら、話している方も「こいつ本当にわかってるのか？」と思ってしまう可能性があります。

私は最低でも3つくらいは相づちを使い分けるようにしています。

Sounds good.はネイティヴも良く使いますし、色んな場面で応用できるのでおすすめです。

Awesome!は、会社の雰囲気に合わせて使ってください。私の会社は若者が多いので、Awesome連呼状態でした（笑）

決定事項のラップアップ

So, let me quickly have a wrap up of this meeting.

1. We will submit our budget plan by next Tuesday.

2…

3…

Do you have any additional comments?

（では、今日の会議のまとめです。1….. 2…   3… 他に追加はありますか？）

会議を終える前に必ず行うことをおすすめするのが、ラップアップです。

決定事項の確認、次のアクションとそれをいつまでに誰が行うかを再度確認しましょう。

100回以上電話会議をやってきた結果、このラップアップが抜けた電話会議はほぼ無意味であることを学びました。

会議のクロージング

Well, I think that’s it for today’s meeting. Thanks for your time.

（今日はこれで終わりですね。お時間ありがとうございました。）

会議の〆はこんな感じのフレーズで終わりましょう。他の人が使っているのを聞いたことがあるかもしれませんね。

まとめ、電話会議の流れを意識して各フレーズを使ってみよう

以上、電話会議の基本的な流れと各場面で使えるフレーズをご紹介しました。

一読すると、電話会議なんて簡単だなと思われるかもしれませんが、意外と本番になると言葉がパッと出てこないものです。

是非ともこのページをスマホで横に置きながらでも電話会議にチャレンジしてみてください。

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