【怒りは邪魔】感情的な業務メールへの対応・返信の前にこれ読んで

同じプロジェクトチームで働いている外国人（アジア人）スタッフが感情的すぎてかなり手を焼いています。

仕事がうまくいかなくなると、他のメンバーに対してメールで当り散らしてしまうんです・・。

「なんで最初から意見が変わるんだ！WHY!?!?!?!?」「あなたの意見はconfusingだ！DISAPPOINTED!」

等々、CCに入っている私まで嫌な気分になるものばかり。

相手の立場から仕事が見えていない、ロジックが浅い、などなど不満はあるのですが、

今回はこんな感情的なメールを送ってくる相手への対処法について、

これまで企画部で多部署・多国籍のプロジェクトを色々やってきた経験から考えていきたいと思います。

メールをしっかり読んで、論点と相手の理解度を把握する

感情的な人に感情的に返すのは一番やってはいけない

これは、絶対にそうです。火に油を注ぐのだけはやめましょう。

まずは、届いたメールを冷静に読んでみることをおすすめします。

例えばこんな感じの嫌味満点のメールが届いたとします。サラリーマンなら大なり小なり、こんな経験あると思います。

 「ＸＸＸの会議で、あなたがＹＹの予算を承認しないという発言をしたと聞きました。そのご判断に私は心底失望しています。つまりあなたは我々のＹＹ計画には何の価値も無いとお考えだということですよね？新規性や事業性を検討してきた調査結果など、これまでの経緯も全てご納得された上で。」

あーー、感情的になってますよねー笑

こういう場合、相手が十分な情報を持っていないために、問題を大きく捉えすぎて被害妄想に陥っていることが良くあります。相手がどんな状況なのか、このメールを出すにいたった背景を考えてみましょう。

例えば、この人は以下のような状態です。

• ＸＸＸの会議に直接出ていない。又聞きの内容で怒っている
• 言ってもいないこと（ＹＹ計画に価値が無い）まで妄想してしまっている

なので、「あー、この人はあの会議の内容をちゃんと聞いていないんだな。情報を共有すれば納得してくれるかな」と考えて次のアクションを考えてみましょう。いや、本当はムカついてますけどね笑

メールの返事はメールじゃなくて電話！

感情的なメールには、それに至った相手の状況を考えて適切な返事をするのが基本です。

では、次に返事の方法です。

メールの返事はメールではない

いくらこちら側が冷静に状況を把握できたからと言って、相手の怒りが収まっているわけではありません。

こういうときのメールは99%逆効果です。敵意の目をもった人は、どんなメールであっても歪んだ解釈をしてしまうので。

直接会って話すか、電話をしましょう！

「あー、メールの件だけどちょっと今話せる？」

あなたがすることは、この電話以外にありえません。

これには、次の2つの効果があります。

• メールよりもこちらの意図がより明確に伝わる
• 人は直接の会話でそこまで強く怒れない

「なんかメール、混乱させちゃってごめんね。」

こんな一言から始めれば、相手も一気にクールダウンするはずです。

されど落としどころは譲らない

あくまで業務ですから、相手の怒りを鎮めることが最終目的ではありません。

冷静に対処しながらも最終的に持っていきたい方向は決めておきましょう。

「ＸＸＸの会議については、こういう意図だったんだよ。説明が不足していたみたいでごめんね。

　ただ、～～の分析を行ってみた結果から考えても、やはり承認はするべきではないと思う。」

と、相手が知らない背景も説明したうえで納得できる材料を与えてあげます。

最終的に計画を変更しないのか、相手の主張を鑑みて計画を多少変更するのか、落としどころは感情的な人と話す前に決めておくべきです。

怒りは人を成長させない

以前に放送されたガイアの夜明けの中で、「銀のさら」の社長の江見さんはこうおっしゃっていました。

「怒りは非合理。儲けを生まない。」

これを見てるときに、結構ガツーンと来たんですよね。その通りだな、と。

私も結構せっかちで他の人にも同じレベルを求めたりするんですが、イライラしてお願いをしても何の効果も生まないんですよね。

感情的になった人から怒りのメールを受け取った時も、これはビジネスにとって意味が無いなと判断して冷静に対処してみてください。

イラっとしたらストレス発散しましょう

とはいえ、我々は聖人じゃないですからね。ムカついたらストレス発散しましょう！

ビール飲みましょう！肉食べましょう！ゴルフしましょう！（笑）

感情的な相手に悩みすぎるのは自分に取って損なのでお気をつけあれ。ムカつくメールの例があれば是非教えてくださいね！